Leeftijdsbewust Personeelsbeleid ook iets voor ons?

Probleemanalyse

Op bouwplaatsen van Bouw bedrijf Remmers bv staan medewerkers bloot aan belangrijke risicofactoren, waaronder zware fysieke belasting. Het gevolg is dat ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid toeneemt als de leeftijd van 40 jaar bereikt is. De leeftijdsopbouw van het personeelsbestand binnen Bouwbedrijf Remmers bv is zodanig, dat op zeer korte termijn een hoog percentage medewerkers in deze leeftijdscategorie zit. In de nabije toekomst is dit een probleem voor de continuïteit van de organisatie, haar personeelsbestand en de inzetbaarheid van medewerkers.

Het is zaak de precieze omvang en aard van het probleem op de agenda te krijgen bij het management en OR om bewustwording te creëren en consequenties van ongewijzigd versus gewijzigd beleid inzichtelijk te maken.

Doel project

Het doel van de subsidieaanvraag is draagvlak te creëren voor een koerswijziging in het personeelsbeleid van Bouwbedrijf Remmers bv en om de in kaart gebrachte consequenties daar waar mogelijk preventief aan te pakken. Dit houdt in, dat er gestreefd wordt naar een flexibel personeelsbeleid, waarin optimale inzetbaarheid van alle medewerkers op enig moment in hun loopbaan voorop staat.

Naast draagvlak is een tweede doel de inventarisatie van de huidige en mogelijke personeelsinstrumenten. Bouwbedrijf Remmers bv wil balans vinden tussen de belasting en belastbaarheid op individueel niveau van alle medewerkers, maar in eerste instantie voor de medewerkers vanaf 40 jaar.

Er is voor een gefaseerde aanpak gekozen, die hieronder beschreven is.

Fase 1

Fase één omvat een eerste verkenning van de problematiek ten behoeve van het MT en de OR. Het doel van deze activiteit is bereikt. Aan de groepsdirectie OR en het MT is een presentatie gegeven van ken- en stuurgetallen. Hoe is de situatie nu en hoe is deze op korte en middellange termijn? Wat zijn de consequenties van ongewijzigd beleid? Ook op basis van gesprekken met de OR en het MT zijn partijen tot een gezamenlijke visie gekomen op de inhoud en aanpak van leeftijdsbewust beleid en de communicatie van het project.

Als gevolg van deze actie is een projectgroep leeftijdsbewust personeelsbeleid in het leven geroepen, waarin het MT, de OR, P&O en een externe adviseur (mevrouw B. Brouwers van PelkmansVanBerkel Organisatieadviseurs : www.pelkmansvanberkel.nl) zitten. Deze projectgroep heeft zich – naast vergrijzing als organisatievraagstuk – bezig gehouden met het informeren van de medewerkers over het doel, de uitgangspunten en tijdspad en de te verwachten resultaten.

In fase één zijn de strategie en organisatiedoelen benoemd met betrekking tot het personeelsbeleid. De stakeholders zijn zich bewust van de problematiek rondom vergrijzing. Alle stakeholders – inclusief de individuele medewerker - zien in dat individuele inzet nodig is om het vraagstuk rondom vergrijzing op te lossen.

Fase 2

In de tweede fase heeft de werkgroep koers gekozen. Directieleden hebben in een vijftal bijeenkomsten de strategieën en organisatiedoelen geconcretiseerd op basis waarvan het (leeftijdsbewust) personeelsbeleid ingekaderd is. Hieruit is notitie ‘cultuurverandering’ tot stand gekomen, alsook een gedetailleerd plan van aanpak om handen en voeten te geven aan de bewustwording en voorlichting binnen Bouwbedrijf Remmers bv. Daarnaast heeft een gedegen communicatieplan ervoor gezorgd dat inhoudelijke informatie over beweegredenen en status van het project beschikbaar is. Hiervoor is ook een nieuwsbrief gebruikt.

Fase 3

In fase drie heeft een projectstartbijeenkomst voor medewerkers plaatsgevonden om de medewerkers ervan te doordringen dat er onder andere vanuit wetgeving en eigen verantwoordelijkheid een rol van hen verwacht wordt. Medewerkers zullen echt langer door moeten werken. Hoe dit in te passen in de zwaarte van het werk? Hierin ligt een grote verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf.

30 Medewerkers van de 80 zijn bij de bijeenkomst aanwezig geweest. De directeur heeft deze bijeenkomst voorgezeten. Hoewel de reacties op de training verschillend waren, heeft de bijeenkomst tot gevolg gehad dat:

Ø       Medewerkers zich bewust zijn van de noodzaak van langer doorwerken en dat ze nu al over hun eigen toekomst dienen na te denken en dit bespreekbaar moeten maken tijdens de komende toekomstgesprekken.

Ø       Medewerkers de kans hebben gekregen om mee te denken over alternatieven en deze kenbaar te maken.

Ø       Medewerkers geïnformeerd zijn over de gekozen inhoud en aanpak van leeftijdsbewust beleid.

Naast de projectstartbijeenkomst hebben andere presentaties ervoor gezorgd dat (individuele) problematieken besproken zijn. Deze individuele problematieken, de reacties en ideeën van medewerkers zijn de input geworden om het plan van aanpak te verfijnen, rekening houdend met de kaders zoals eerder aangedragen door de groepsdirectie, MT en OR. De aanpak heeft gezorgd voor commitment van medewerkers.

De reacties van medewerkers tijdens de presentaties heeft de projectgroep in een advies- en voorlichtingsbijeenkomst aan het MT en OR ter toelichting aangedragen.

Fase 4

In fase 4 zijn door de extern adviseur mevrouw C. van Berkel van PelkmansVanBerkel Organisatieadviseurs, twee workshops van één dagdeel voor m.t.-leden gegeven, om hen de noodzaak te doen inzien van het langer doorwerken van medewerkers en wat dit voor hen in hun rol als manager betekent. Het cursusmateriaal hiervoor is speciaal voor dit doel ontwikkeld. In de workshop ging het over het ontwikkelen van tools/handvatten om toekomstgesprekken te voeren met medewerkers.

Gezamenlijk hebben de m.t.-leden drie actiepunten geformuleerd voor de verbetering van inzetbaarheid van de (ouder wordende) medewerkers. Deze drie actiepunten en de ideeën van de m.t.-leden is door de werkgroep gebruikt als input. Daarbij heeft opnieuw een advies/voorlichtingsbijeenkomst voor de groepsdirectie en OR plaatsgevonden waarin de evaluatie en conclusies van de workshop uiteengezet zijn.

Fase 5

In fase vijf zou de voorlichting aan werknemers en leidinggevenden plaatsvinden, waardoor ze zich bewust worden van vooroordelen die leven over en onder ouderen zelf (‘ouderen kunnen niet leren’). Brochures voor specifieke levensfasedoelgroepen zouden worden ontwikkeld (algemeen, 40+, 50+), maar helaas heeft deze actie (nog) niet plaatsgevonden. Wellicht wordt deze actie nog uitgevoerd, maar dit is dan mogelijk geen onderdeel van het subsidietraject.

Tot slot

Bouwbedrijf Remmers bv kijkt terug op een succesvol subsidietraject. Met uitzondering van fase vijf zijn alle geplande activiteiten uitgerold en per activiteit zijn concrete acties genomen. Draagvlak in alle lagen van de organisatie is ontstaan, mede door de gefaseerde aanpak.

Wat duidelijk naar voren is gekomen bij Bouwbedrijf Remmers bv, is dat de verkenning en de voorbereiding veruit het meeste tijd kost. Nu is Bouwbedrijf Remmers bv vooral praktisch en toekomstgericht bezig met de toekomstgesprekken van de medewerkers.

Het traject is later begonnen dan gepland en heeft een half jaar geduurd, wat wel gepland was. Tussendoor is de persoon die het subsidietraject heeft opgestart uit dienst getreden (de personeelsadviseur van Bouwbedrijf Remmers bv). De externe adviseur mevrouw C. van Beijsterveldt van PelkmansVanBerkel Organisatieadviseurs heeft de rol van personeelsadviseur binnen de organisatie in opdracht van Bouwbedrijf Remmers bv op zich genomen.

Het geplande subsidiebedrag blijkt toereikend.

Het geplande subsidiebedrag blijkt toereikend.