Borgen van kennis en kennissen
Bedrijfsgegevens
Organisatie:MKB Adviseurs B.V.Omvang:10 - 49 werknemers
Sector:zakelijke dienstverlening
Sector specifiek:Brancheorganisatie, bedrijfadviseurs MKB
Contactgegevens
Contactpersoon:Zemann, M.Th.M.E-mail:mtmzemann@mkbadviseurs.nl
Projectgegevens
Projecttype:Voorlichting en bewustwordingProjectbeschrijving:
Probleemanalyse
MKB Adviseurs is sterk afhankelijk van de individuele, voornamelijk oudere medewerker wat betreft het opbouwen en in stand houden van het netwerk, waardoor de opdrachtportefeuille gevuld blijft. Dit legt een mentale en fysieke druk bij de medewerker, die toeneemt naarmate de leeftijd vordert.
Daarnaast is de overdracht van (impliciete) kennis en informatie van de individuele medewerker niet geborgd. Er is veel ervaring, maar dit is zeer persoonsgebonden. Medewerkers zijn solisten, zitten voornamelijk bij klanten of werken vanuit huis. Hoe deze ‘verborgen’ kennis te borgen en beschikbaar te maken voor de geheel MKB Adviseurs? Dit is van belang, omdat hierdoor de (mentale) druk per medewerker afneemt en de samenwerking bevorderd wordt.
Een derde uitdaging is de tarifering: oudere medewerkers hebben meer kennis en kunde dan jongeren opgebouwd; ze zijn dan ook duurder. Er zijn meer oudere dan jongere adviseurs, dus de kans bestaat dat in de toekomst de continuïteit van MKB Adviseurs in het gedrang komt, als de markt deze tarieven niet meer wil betalen.
Doel project
Het doel van MKB Adviseurs is uiteindelijk het verhogen van het anticiperend vermogen van de organisatie, waardoor ze minder afhankelijk is van de individuele medewerker. Hierdoor wordt de (mentale) belasting en belastbaarheid gereduceerd en de uitval van (verzuimende) medewerkers neemt af.
Om bovenstaande problemen op te lossen, heeft MKB Adviseurs gekozen voor het uitrollen van diverse activiteiten. Deze activiteiten worden hieronder beschreven.
Activiteit één, twee themabijeenkomsten met alle medewerkers in december 2005 en mei 2006.
Het doel van deze themabijeenkomsten is om door middel van voorlichting en workshops het bewustwordingsproces op gang te brengen en te onderhouden.
Uitgangspunten zijn het benoemen van de risico’s van het solistische werken, te weten:
- De eigen verantwoordelijkheid en de daarbij horende zware mentale belasting;
- De extra verantwoordelijkheid ten aanzien van het borgen van de kennis;
- De verantwoordelijkheid ten aanzien van de continuïteit van MKB Adviseurs;
- De mogelijke risico’s voor de gezondheid.
De eerste themabijeenkomst was in december 2005. De gemeenschappelijkheid en het gezamenlijk doel van MKB Adviseurs is hierin benadrukt, alsook de denkprocessen van de medewerkers en vooral: hoe anders te denken en om te gaan met de kennis die je hebt.
Na deze eerste themabijeenkomst heeft het project handen en voeten gekregen, wat deels tot uiting komt in activiteit twee: het vullen van een kennisbank.
Activiteit 2: het vullen van een kennisbank
Een database is van juni 2006 tot en met september 2006 opgezet om kennis en netwerken te borgen en deze overdraagbaar te maken. Het doel is de medewerker minder zwaar te belasten en om de afhankelijkheid van specialismen van senior medewerkers te verminderen.
De database is momenteel voor 95 procent operationeel. Eén medewerker beheert de database, maar de medewerkers zijn verantwoordelijk voor de eigen input. Het werkt op dit moment nog moeizaam, omdat medewerkers vanuit huis werken en nog niet de regelmaat en discipline opbrengen om de database te vullen.
Om dit probleem op te lossen, zijn bijeenkomsten gepland om medewerkers te leren werken met de database. Het is een eenvoudig en laagdrempelige systeem: alle medewerkers kunnen aanpassingen en wijzigingen doorvoeren en er informatie uithalen.
Activiteit 3: het opzetten van een systematiek om daadwerkelijk kennisoverdracht te realiseren
Vanaf juni 2006 – na de tweede inhoudelijk themabijeenkomst – is naast het vullen van de kennisbank het traject opgezet om ‘verborgen’ inhoudelijke kennis van medewerkers tastbaar te maken. De basis hiervoor zal de kennisbank zijn, omdat alle medewerkers hierin informatie plaatsen. Leidinggevenden volgen hun medewerkers – die vanuit huis werken – middels de input in de database. Maar de kennisbank is nu nog niet voldoende aangevuld/in gebruik genomen om in 2006 te toetsen of de kennis en kunde van medewerkers ook aansluit bij de gemaakte afspraken tijdens eerdere functioneringsgesprekken.
Daarom heeft MKB Adviseurs een gespreksformulier samengesteld waarmee ze half gestructureerde functioneringsgesprekken kan voeren.
Om de kennis van oudere medewerkers overdraagbaar te maken naar jongere collegae, volgens het model mentor – junior wordt impliciete kennis aan jongeren doorgegeven. Wanneer de overdracht gerealiseerd is, wordt dit in de database ingevoerd.
Hieruit volgt dat een grote verantwoordelijkheid ligt bij de individuele medewerker om de database te vullen. De reacties zijn vooralsnog positief, maar zoals gezegd wordt dit onderdeel van het overdragen van kennis na de functioneringsgesprekken van 2006 pas echt helemaal ingevuld.
Om kennis te borgen heeft MKB Adviseurs gaande het project gekozen voor een parallellopend traject, naast de activiteiten die verder besproken worden. Het is echter van belang te noemen, omdat de spin off groot is en een tweede deel van de probleemstelling hiermee ondervangen is. Voor dit parallelle traject is meegewerkt aan een promotieonderzoek, dat tot doel heeft handen en voeten te geven aan een kennismanagement traject.
De promovendus heeft met 6 adviseurs van MKB Adviseurs onder andere een enquête uitgerold onder alle medewerkers van MKB Adviseurs. Deze opzet heeft samen met de enquête er onder meer toe geleid dat werkgroepen zijn ontstaan die zich buigen over de vragen: wie is MKB Adviseurs, wat zijn onze waarden, wat zijn onze competenties en hoe gaan we onze kennis en kunde overdragen aan collegae en andere stakeholders.
Een constatering is dat de werkgroepen – hoewel van groot strategisch belang - vertragend werken, zowel in het productieproces als in het volume van medewerkers, dat beschikbaar is voor werkzaamheden.
Twee werkgroepen hebben inmiddels hun werk en conclusies afgerond. De werkgroep ‘waarden’ en de werkgroep ‘competenties’. De competenties zijn benoemd en vertaald naar het gewenste gedrag van medewerkers en organisatiewaarden.
Naast de werkgroepen die speerpunten hebben, zijn er vakinhoudelijke werkgroepen ontstaan, die regelmatig intern bij elkaar komen om kennis te delen en het netwerk te vergroten.
Het werk dat de promovendus en werkgroepen hebben verzet, is de basis voor de inhoudelijke, tweede zomerbijeenkomst, die in juni 2006 heeft plaatsgevonden.
Activiteit 4: het analyseren van de markt en marktvraag binnen MKB Adviseurs en het huidige en gewenste medewerkerpotentieel
Deze activiteit heeft van januari 2006 tot en met september plaatsgevonden en vorm gekregen door gesprekken te voeren met onder andere brancheorganisaties. Het doel is het verwerven van de ontbrekende competenties onder de medewerkers en daarbuiten. Van (oudere) medewerkers wordt op deze manier de inzetbaarheid vergroot. Daarnaast ontstaat inzicht in de huidige en gewenste competenties van medewerkers en inzicht in hoe functieprofielen aan te vullen met competenties.
Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst heeft de directeur, de heer Zemann, samen met 2 collega’s een soort ‘ronde tafel conferentie’ met (potentiële) klanten georganiseerd. Aan de klanten is gevraagd wat zij van MKB Adviseurs vonden en hoe zij denken dat de ‘markt’ zich gaat ontwikkelen met betrekking tot adviesvragen. Uit de antwoorden blijkt, dat klanten de expertise van vooral de senior adviseurs zeer op prijs stellen, maar dat er issues zijn met de hoogte van de tarifering. Dit valt samen met een deel van de probleemstelling. De informatie die uit deze ronde tafelconferentie is gekomen, is onder andere de input van de eerste themabijeenkomst.
Activiteit 5: Onderzoek naar reductie mentale en fysieke druk bij medewerkers
Het doel van deze activiteit is om de ervaren mentale en fysieke druk te doen dalen. Hierdoor verzuimen medewerkers minder en leidt dit uiteindelijk tot gemotiveerde, gezonde medewerkers. De heer Zeldenrijk zegt hierover:
‘Dit is het werkelijke aandachtspunt van ons leeftijdsbewuste beleid. De subvraagstukken die in bovengenoemde activiteiten zijn uitgerold, zijn toegespitst op het reduceren van de mentale en fysieke druk van medewerkers. MKB Adviseurs wil de inzetbaarheid van haar medewerkers vergroten door gebruik te maken van de kwaliteiten van haar medewerkers.’
Tot slot
MKB Adviseurs is trots op het feit dat ze na jaren praten over het reduceren van de mentale en fysieke druk bij medewerkers, het kennis delen én kijken naar de tarifering van de senioren vs de junioren nu eindelijk zover is dat ze daadwerkelijk hiermee aan de gang is.
De heer Zeldenrijk:
‘De subsidie is voor MKB Adviseurs een stok achter de deur. We zijn een verplichting aangegaan en willen deze succesvol afronden.’
Terug naar overzicht praktijkvoorbeelden