Grijs draait door

Aanleiding

Naar aanleiding van een bijeenkomst georganiseerd door werkgeversvereniging AWVN met het thema‘Leeftijdsbewust Personeelsbeleid’ is bij COSCO ContainerLines (Netherlands) in concreto de HRM-afdeling het idee ontstaan om een intern project op te starten met als doel het op gang brengen van de bewustwording bijmedewerkers ten aanzien van het vraagstuk ‘toenemendevergrijzing binnen het bedrijf’.

Doelstelling project:

Het genereren van bewustwording van de problematiek datveel operationele en bepaalde administratieve functies met het ouder worden (fysiek) zwaarder worden. Ideeën endraagvlak creëren voor oplossingsrichtingen ominzetbaarheid te verbeteren, belasting en belastbaarheidop elkaar af te stemmen, overdracht van kennis en kundete bevorderen en mogelijkheid tot een horizontale stap in functie bespreekbaar te maken.

Aanpak

De projectaanpak van COSCO is onderverdeeld in eenaantal fasen:

Diagnosefase

In deze fase is gebruik gemaakt van het door AWVN enServicepunt Arbeidsmarkt MKB speciaal ontwikkelde(diagnose)instrument de zogenaamde ‘Leeftijdsspiegel’.

Met behulp van een compacte vragenlijst heeft de HR-manager een antwoord gekregen op de vraag “hoe is de situatie binnen COSCO rond ouder worden?”

Uit de diagnose bleek dat oudere medewerkers jarenlange ervaring hebben in een specifiek takenpakket of eenbeperkt aantal functies. Tevens bleek de bereidheid tot‘leren en ontwikkelen’ af te nemen naarmate medewerkersouder worden. Ook bleken leidinggevenden het lastig tevinden om functioneringsgesprekken te voeren met oudere medewerkers.

Legitimatiefase

Voor deze fase zijn in eerste aanleg gesprekken gevoerdmet de Ondernemingsraad. Tevens zijn er periodiek velegesprekken gevoerd tussen de HR-manager, diverse geledingen en vele individuen van het bedrijf over leeftijdsbewust beleid, alsmede gedurende speciaalhiervoor georganiseerde ‘denktank sessies’. De denktankwordt gevormd door een groep (dwarsdoorsnede)medewerkers van COSCO. Het resultaat zijn nieuwedenkbeelden, ervaringen en draagvlak.

Het middenkader is betrokken via een drietal sessies onder begeleiding van een externe partij. De sessieshadden een open karakter waarin plaats was voorbrainstorming. De sessies waren opgezet als workshop.Het uitreiken van gerichte opdrachten aan de deelnemersbevorderde het interactieve gehalte. Uit de evaluatie onderde deelnemers is gebleken dat er een significanteversnelling is aangebracht in het bewustwordingsproces.

Richting bepalende fase

De directie en de medezeggenschapsraad hebben ingezamenlijke bijeenkomsten de koers van leeftijdsbewust beleid bepaald. Daarnaast heeft de directie de noodzaakvan het thema onderstreept door tegelijkertijd een(start)budget beschikbaar te stellen om in de periode 2006-2011 gericht doelen te (blijven) bepalen. Metleeftijdsbewust beleid aan de slag gaan is niet alleen een mondelinge toezegging, maar dit moet ook blijken uit hettoekennen van faciliterende middelen (tijd en geld). Dedirectie onderschrijft dat het om een continu proces gaaten dit vereiste continue betrokkenheid van leidinggevenden en medewerkers.

Realisaties

De volgende uitdagingen zijn relevant voor COSCO:

- Hoe kunnen we de grijze experts (55-70 jaar) uit de organisatie zoveel mogelijk behouden?

- Wat moet er gebeuren om ouderen (met plezier) hun kennis te laten overdragen op jongeren?

- Hoe kunnen we voldoende ruimte bieden aan de ambitieuze jonge medewerkers (20-40 jaar)?

- Hoe kunnen de ervaren medewerkers (40-55 jaar) nog méér gemotiveerd worden?

De uitdagingen moeten worden bereikt aan de hand vande volgende speerpunten:

- Het inzetten van functiebeoordeling als tool voor een verdere optimalisatie van de motivatie van medewerkers.

- De mogelijkheden van jobrotation benutten.

- Leidinggevenden minder laten meewerken, maar juist meer laten sturen en coachen.

- Stimuleren van de ambities van medewerkers door hen relevante (in-company) cursussen aan te bieden.

- Oog hebben voor ambities van leidinggevenden en medewerkers.

- Betere begeleiding van trainees.

- Opstellen van een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en/of trainees.

Leerervaringen

- Begin het project gefaseerd: overzichtelijk, gestructureerd, evaluaties mogelijk en het gaat immers om een mentaliteitsverandering. 

- Niet alles tegelijk willen doen.  

- Start het project met een uitgebreide inventarisatie vanhet kennisniveau, de wensen en ambities van medewerkers. 

- Kies voor het juiste startmoment: of de vestiging in een nieuwe kantoorlocatie (medio juni 2006) of tijdens een reorganisatie of verbindt het project aan bestaande projecten/beleid

- Besteed meer aandacht aan de training en coaching van leidinggevenden: zij zijn de uitvoerders van het leeftijdsbewust personeelsbeleid.

- Verbeter de borging van (ontwikkel/studie)afspraken naar aanleiding van beoordelingsgesprekken en/of loopbaangesprekken in bijvoorbeeld een POP.

- Stel een introductieprogramma samen voor de nieuwe medewerkers en/of trainees.

Download:

- Plan van aanpak: implementatie van leeftijdsbewust beleid bij COSCO.