Aanleiding

Naar aanleiding van een bijeenkomst georganiseerd door werkgeversvereniging AWVN met het thema ‘Leeftijdsbewust Personeelsbeleid’ is bij VOPAK Agencies Rotterdam B.V. bij de HR-manager het idee ontstaan om een intern project op te starten met als doel het voorlichten en het op gang brengen van de bewustwording bij medewerkers ten aanzien van het vraagstuk ‘toenemende vergrijzing binnen VOPAK’.

Doelstelling project:

In de eerste plaats het genereren van bewustwording van de problematiek dat veel operationele functies met het ouder worden (fysiek) zwaarder worden. Ten tweede het creëren van ideeën en draagvlak voor oplossingsrichtingen om de inzetbaarheid te verbeteren, belasting en belastbaarheid op elkaar af te stemmen, overdracht van kennis en kunde te bevorderen en de mogelijkheid tot het maken van horizontale stappen in de functie bespreekbaar maken.

Aanpak

De projectaanpak van VOPAK is onderverdeeld in een aantal fasen:

Diagnosefase

In deze fase is gebruik gemaakt van het door AWVN en Servicepunt Arbeidsmarkt MKB speciaal ontwikkelde (diagnose)instrument ‘Leeftijdsspiegel’. Met behulp van een compacte vragenlijst is een onderzoek gestart naar  “hoe is de situatie binnen VOPAK rond ouder worden?”

Uit de diagnose bleek dat oudere medewerkers jarenlange ervaring hebben in een specifiek takenpakket of een beperkt aantal functies. Tevens bleek de bereidheid tot ‘leren en ontwikkelen’ af te nemen naarmate medewerkers ouder worden. Ook bleken leidinggevenden het lastig te vinden om functioneringsgesprekken te voeren met oudere medewerkers.

Legitimatiefase

Voor deze fase zijn in eerste aanleg gesprekken gevoerd met de Medezeggenschap (PVT). Periodiek vonden vele individuele en groepsgesprekken plaats en er zijn voorlichtingsbijeenkomsten gehouden per afdeling. Tijdens de gesprekken konden individuen hun ideeën en zorgen bespreken met de HR-manager. Dit vormde de legitieme input van het plan van aanpak.

Voor alle medewerkers van verschillende functies, afdelingen en niveaus zijn een drietal sessies belegd onder begeleiding van een extern adviesbureau. De sessies hadden een interactief en open karakter. Ook werden er brainstormmomenten ingelast. Het uitreiken van gerichte opdrachten aan de deelnemers bevorderde het interactieve gehalte. Uit de evaluatie onder de deelnemers is gebleken dat er een significante versnelling is aangebracht in het bewustwordingsproces.

Richting bepalende fase

De directie, medezeggenschap en de manager van de Financiële Administratie hebben in gezamenlijke bijeenkomsten de koers van leeftijdsbewust beleid bepaald. Daarnaast heeft de directie van VOPAK de noodzaak van het thema onderstreept door aan het eind van het gesubsidieerde project een (start)budget beschikbaar te stellen om in de periode 2006-2011 gericht doelen te (blijven) bepalen. Met leeftijdsbewust beleid aan de slag gaan is niet alleen een mondelinge toezegging, maar dit moet ook blijken uit het toekennen van middelen (tijd en geld). De directie onderschrijft dat het om een continu proces gaat en dit vereiste continue betrokkenheid van leidinggevenden en medewerkers.

Vervolgfase

In de zomer van 2006 heeft VOPAK stappen gezet om het project een vervolg te geven. Daartoe zijn doelen vastgesteld en is het budget verdeeld over de gekozen activiteiten. Eind zomer zijn de beste keuzes en tools vastgesteld aan de hand van ambitie-interviews met medewerkers. Begin najaar is de aftrap tot implementatie van leeftijdsbewust beleid gerealiseerd.

Realisaties

De volgende uitdagingen zijn relevant voor VOPAK:

-          Hoe behouden we grijze experts (55-70 jaar)?

-          Hoe draagt ‘grijs’ met plezier de kennis, kunde en hun relatienetwerk over op jong talent?

-          Hoe bieden we voldoende ruimte aan ambitieuze jonge medewerkers (20-40 jaar)?

-          Hoe motiveren we de ervaren medewerkers méér (40-55 jaar)?

De uitdagingen moeten worden bereikt aan de hand van de volgende speerpunten c.q. statements:

-          Motivatie begint bij jezelf.

-          Doorstroom of jobrotation altijd - in overleg – honoreren.

-          Verdere ontwikkeling van competenties kan en zal (eventueel na testen) worden geboden via aanvullende studie(s).

-          Persoonlijke begeleiding door een coach kan daarbij een optie zijn.

-          Kennisoverdracht door leidinggevende vormt een onderdeel van zijn/haar professionaliteit. Is sprake van een onvoldoende professioneel niveau, dan zal de medewerker hierop moeten attenderen. Vervolgens kan de leidinggevende worden gecoacht of bijgeschoold.

-          De werkgever mag veel van medewerkers verwachten, maar zal altijd de (eventuele) sociale omstandigheden moeten laten meewegen bij beslissingen.

-          Relevante (in-company) cursussen zijn altijd bespreekbaar.

Tandem tussen jong en oud

Ouderen kunnen bijvoorbeeld coach worden via een tandem met een jongere medewerker. De jongeren krijgen de vrijheid om een passende oudere coach te kiezen. Belangrijk is dat de kennis optimaal wordt overgedragen en een goede match tussen meester en gezel is daarbij belangrijk. Het inplannen van meer eikmomenten (via kwartaalgesprekken) kan ertoe leiden dat het inzicht in wensen en behoeften van medewerkers verbetert.

Leerervaringen

-          Begin het project gefaseerd: dit geeft overzicht, structuur en maakt evaluaties mogelijk. Het gaat immers om een mentaliteitsverandering.

-          Het is belangrijk dat niet alleen de kennis, maar ook de cultuur voor VOPAK behouden blijft. Het moet duidelijk zijn hoe men met elkaar omgaat en hoe met klanten moet worden omgegaan.

-          Besteed meer aandacht aan de training en coaching van en door leidinggevenden: train de trainer.

-          Breng meer structuur aan in de functioneringsgesprekken (borgen van afspraken in POP en plan tijd in voor een goede voorbereiding).

-          Blijf altijd alle activiteiten evalueren: voltooi de hele cirkel van de PDCA!

Download hier het format voor de kwartaalgesprekken.

Contactpersoon:

Mevr. I. Plooster

Senior HR-manager VOPAK Agencies B.V.

irene.plooster@vopak.com