Met het oog op leeftijd

Federmann Opticiens vindt het onderwerp ouder worden belangrijk om nu en in de toekomst te kunnen beschikken over voldoende en kwalitatief goed opgeleide medewerkers. Door middel van leeftijdsbewust beleid wil Federmann Opticiens informatie verzamelen over wat er in de komende jaren op het bedrijf afkomt en zodoende ook de personeelskosten kan beheersen.

Het doel van het project is om de toekomstige vereisten en behoeften voor personeelsbeleid binnen Federmann Opticiens in kaart te brengen. Het belangrijkste knelpunt voor Federmann Opticiens is het uit balans raken van het evenwicht tussen prestatie en loon, wanneer medewerkers ouder worden. Zijn medewerkers dan nog voldoende resultaatgericht? Staat ouder worden de efficiency en kostenbeheersing in de weg? Daarbij wil Federmann Opticiens een goed evenwicht vinden tussen een goed sociaal en economisch beleid.

De verhouding op de werkvloer is het belangrijkste om als eerste op te pakken. Federmann Opticiens merkt dat de oudere medewerker vindt dat hij of zij meer rechten heeft dan de jongere medewerker. Hieruit ontstaat soms wrijving tussen zowel ondernemer en medewerker als tussen medewerkers onderling.

Samenwerking en collegialiteit dient gestimuleerd en zaken als coaching van jongeren door ouderen, en vooroordelen over leeftijd dienen bespreekbaar te worden gemaakt. Hieruit volgt dat de stijl van leidinggeven ook aan de orde dient te komen.

Bij ongewijzigd beleid ontstaan problemen: door de ontgroening stagneert de instroom van jongeren. Het is bekend dat binnen de Optiekbranche vanaf 45 jaar een  aanzienlijke daling in het aantal beroepsbeoefenaren is, terwijl de marktvraag groter wordt.

Leeftijdsspiegel

De oudere medewerkers zijn belangrijk voor Federmann Opticiens. Ze hebben veel kennis en ervaring en het zijn goed opgeleide vakkrachten. Daarbij passen ze perfect bij een groot gedeelte van de doelgroep: de oudere klant. Met de vergrijzing van de bevolking wordt dit laatste aspect belangrijker: er komen meer oudere mensen die een gezichtshulpmiddel nodig hebben. De groei van de werkgelegenheid is ontstaan als gevolg van de vergrijzende bevolking: boven de 45 jaar komen de meeste oogfunctiestoornissen en oogziekten voor.

Doelstellingen

Federmann Opticiens wil strategieën ontwikkelen waardoor ze in de toekomst beter kan omgaan met de personeelsdruk op de arbeidsmarkt. Hiervoor wil zij verbetering van de onderlinge communicatie en de communicatie tussen vestigingen.

Daarnaast wil Federmann Opticiens de verhoudingen op de werkvloer optimaliseren waardoor inzicht ontstaat in het personeelsbeleid. Het doel hiervan is dat het evenwicht tussen prestaties en loon wordt hersteld.

Door middel van concrete adviezen worden leidinggevenden op het juiste spoor gezet van goed en duidelijk personeelsbeleid, met de nadruk op de participatie van de oudere werknemer.

Concreet heeft Federmann Opticiens zich samen met het SFO tijdens het project gericht op:

Ø       Het inventariseren van wat de oorzaak is van de daling van specialistische beroepsbeoefenaren in de leeftijdscategorie 35-44 en 45-54.

Ø       Het zich beter bewust zijn van de gevolgen van vergrijzing en ontgroening in haarbedrijf .

Ø       Leeftijdsbeleid onder de aandacht brengen van leidinggevenden en medewerkers en de beeldvorming over de oudere medewerker positief beïnvloeden. Het leefde niet voldoende.

Ø       Eventuele weerstanden bij de (oudere) medewerker wegnemen.

Ø       De communicatie tussen leidinggevenden en (oudere) medewerkers verbeteren.

Ø       Oplossingsrichtingen verkennen.

Inventarisatie

In november en december 2005 is de behoefte aan leeftijdsbewust beleid door middel van interviews door een externe adviseur (Kees Koning Beleidsservice) in kaart gebracht. De interviews hebben met alle leidinggevenden en een representatief deel van de medewerkers plaatsgevonden. De bedoeling van dit onderdeel is het inventariseren van de achtergronden van de directie en de medewerkers en om informatie over het doel en de aanpak van het project te geven.

Output inventarisatie

Medewerkers geven aan dat ze bij Federmann Opticiens werken met plezier. Ze willen zich echter wel meer ontwikkelen, waardoor ze hun kwaliteiten kunnen benutten. Een manier hiervoor is meer taken van leidinggevenden over te nemen. Hiervoor dienen de leidinggevenden meer te delegeren. Ook is naar voren gekomen dat het binnen Federmann Opticiens ontbreekt aan voldoende professioneel personeelsbeleid en communicatie tussen directie en medewerkers en tussen medewerkers onderling.

Voorstellen tot verbetering

Uit de inventarisatiefase komt het beeld van Federmann Opticiens naar voren als een kwalitatief goed bedrijf opererend in het hoogste segment van de markt. De behoefte bestaat uit:

Ø       verbetering van het personeelsbeleid gericht op alle leeftijdsfasen en niet alleen gericht op ouderen.

Ø       verbetering van de communicatie tussen directie en medewerkers en tussen medewerkers onderling.

Ø       verbetering van de communicatie dat bijdraagt tot een leeftijdsbewust beleid.

Ø       een personeelsbeleid gericht op de relatie tussen belastbaarheid en inzetbaarheid van oudere medewerkers.

Ø       Het behouden en voorkomen van uitstroom van 45-plussers.

Bewustmaking

In januari 2006 heeft in navolging van de inventarisatie met alle medewerkers een bijeenkomst plaatsgevonden onder leiding van de externe adviseur, om informatie te kunnen geven over leeftijdsbewust beleid en om elkaar beter te leren kennen, en dan vooral tussen de vestigingen van Federmann Opticiens.

Afstemming

Het SFO heeft in overleg met Federmann Opticiens de collega-Oogmerk opticiens uitgenodigd voor een meeting teneinde de uitkomsten van de inventarisatie bij Federmann Opticiens te kunnen analyseren. Er zijn ruim 100 uitnodigingen verstuurd echter de belangstelling voor de bijeenkomst was dusdanig klein dat deze moest worden geannuleerd. Vervolgens heeft het SFO ervoor gekozen het project richting bedrijven af te stemmen via een tweetal artikelen in het vakblad voor de optiekbranche.

Verbetering van de communicatie

De bijeenkomsten in januari en maart 2006 hebben er   in april en mei 2006 toe geleid, dat een instrument is ontwikkeld en ingevoerd om de communicatie tussen de directie en medewerkers te verbeteren. Dit instrument is:

1. een handleiding coachings- en functioneringsgesprekken en
2. het daadwerkelijk invoeren van functionerings-gesprekken, gekoppeld aan levensfasen binnen Federmann Opticiens.

De rol van de oudere medewerker is hierin meegenomen. Voor het voeren van deze coachings- en functioneringsgesprekken worden leidinggevenden getraind door Boertien & Partners onder de titel: ‘Bewust Personeelsbeleid’.

Coaching

Tijdens de uitvoering van het project zijn leidinggevenden en medewerkers vanaf februari tot en met september 2006 begeleid door Boertien & Partners in en met coachingsgesprekken. Vooral bij het in gebruik nemen van de instrumenten en het serieus nemen van de inbreng van medewerkers, is dit een belangrijke ondersteuning gebleken. Daarbij zijn de directie en leidinggevenden gecoacht in hoe meer gebruik te maken van de kwaliteiten van 45-plussers en dan met name op de punten:

1. Afstemming belastbaarheid en inzetbaarheid en

2. het aantrekken en voorkomen van de uitstroom van 45-plussers.

Bewustmaking

Het SFO heeft twee artikelen geplaatst in het vakblad Oculus om bewustwording over leeftijdsbewust beleid in de optiekbranche te vergroten. Hiervoor heeft zij in juni 2006 een interview gehad met Ed Nijpels, voorzitter van de regiegroep Grijs Werkt. In november is een tweede artikel geplaatst met een ander lid van de regiegroep Grijs Werkt, tegelijk met het verslag van het project van Federmann Opticiens. Oculus is een vakblad voor de optiekbranche en bestrijkt met 2000 exemplaren nagenoeg de hele branche.

Evaluatie

Federmann Opticiens heeft met Boertien & Partners het doorlopen traject geëvalueerd. In het kader van de monitorrol en ‘helikopterview’ is het SFO hierbij aanwezig geweest. De branche wordt op de hoogte gebracht van de pilot die bij Federmann Opticiens heeft plaatsgevonden en vervolgens kan eventueel een branchebrede implementatie plaatsvinden.

Tot slot

Daar waar bij Federmann Opticiens eerst sprake was van demotiebeleid, ligt de benadering van de medewerkers nu op ontwikkelingsbeleid en het behouden van medewerkers.

De tijdsplanning van het project is eenmaal verlengd. Het vereiste inzet van Federmann om ook deze nieuwe planning te halen, dit is echter wel gelukt. Budgettair is Federmann Opticiens goed uitgekomen.

De activiteit ‘Verbetering van de communicatie’ en ‘Coaching’ zijn door Boertien & Partners deels samengetrokken. De functioneringsgesprekken blijken een goede basis te zijn om medewerkers en leidinggevenden te coachen.

Activiteit ‘Bewustmaking’ zou volgens het eerdere plan van aanpak anders ingestoken worden. Een plenaire bijeenkomst met medewerkers van Federmann Opticiens en andere opticiens binnen en buiten de regio zou in juni 2006 plaatsvinden. In plaats hiervan is gekozen voor de plaatsing van twee artikelen en de plaatsing van het verslag van Federmann Opticiens: ‘Met het oog op leeftijd’ in het vakbladOculus.

Zowel het SFO en Federmann Opticiens geven aan terug te kijken op een succesvol project. Binnen Federmann is het personeelsbeleid geprofessionaliseerd. Medewerkers zijn mondiger en communiceren op een hoger niveau met elkaar.

Contactpersoon: Mevrouw E. Fokke

tel.nr.: 023 5427977

E-mail: elly.fokk@sfoptiek.nl