Terug naar overzicht praktijkvoorbeelden

Seniorenbeleid

Bedrijfsgegevens

Organisatie:Overtoom International Nederland B.V.
Omvang:250 - 999 werknemers
Sector:dienstverlening
Sector specifiek:Distributie

Contactgegevens

Contactpersoon:Hiemstra, J.M.
E-mail:jolanda.hiemstra@overtoom.nl

Projectgegevens

Projecttype:Instrumenten
Projectbeschrijving:

Aanleiding voor Overtoom om met gericht seniorenbeleid aan de slag te gaan is het akkoord in het najaar van 2004 tussen sociale partners en overheid, waarin is besloten om het eerder stoppen met werken te ontmoedigen en huidige faciliteiten voor vroegpensionering af te bouwen.

Daarnaast krijgt Overtoom te maken met een groeiende groep medewerkers in de leeftijd van 55 tot 65 jaar. Over 5 jaar verwacht Overtoom dat dit er meer dan 50 zijn ofwel 20 % van het personeelsbestand. Overtoom heeft momenteel 30 medewerkers die ouder zijn dan 55 jaar. Dit is de eerste doelgroep voor het seniorenbeleid, omdat mevrouw van der Kroef, P&O-adviseur van Overtoom, in deze groep vooral de problemen merkt.

Overtoom wil een personeelsbeleid voeren voor deze doelgroep, waarin haalbare oplossingen voor werkgever en medewerkers zijn gerealiseerd. Het niet tijdig vormgeven van dit beleid kan tot spanningen leiden op de werkvloer en tot verstoring van het primaire bedrijfsproces, eventueel uitmondend in langdurige ziekteperiodes in de fase voor pensionering.

Doel
Het doel van het project is dat Overtoom een consistent ouderenbeleid opstelt, waarin beleidsinstrumenten zijn omschreven en waardoor medewerkers van 55 jaar en ouder tot aan hun pensioen zonder problemen kunnen blijven werken.

Probleemstelling
De probleemstelling voor het project is als volgt: Welke beleidsinstrumenten dient Overtoom te ontwikkelen om de oudere medewerkers tot hun pensioenleeftijd gezond te kunnen laten werken?

Draagvlak directie
De directie staat vanaf het begin (november 2005) achter het project en heeft aangegeven dat P&O er direct mee aan de gang kon gaan.

Werkwijze:
Gestart is met een analyse van de knelpunten, die omschreven zijn in het “knelpuntenrapport Senioren”. Vervolgens is ouderenbeleid geformuleerd, waaraan vervolgens personeelsinstrumenten zijn gekoppeld. Het ouderenbeleid is in een beleidsplan omschreven. Tot slot heeft er een evaluatie plaatsgevonden in de vorm van een enquête, aanbevelingen en een rapportage.

Hieronder wordt ingegaan op de werkwijze die Overtoom heeft aangehouden.

Analyse knelpunten
Om tot een definitief “knelpuntenrapport Senioren” te komen als basis van het ouderenbeleid, is gekozen voor het houden van loopbaangesprekken met een externe partij: Loopbaanbemiddeling, het bedrijf van de heer J. Vlaar). De bedoeling is om ‘voeling’ te krijgen bij wat de individuele medewerker ervaart aan knelpunten.

Loopbaangesprekken worden door de externe specialist uigevoerd. De bedoeling is het gevoel van onveiligheid dat medewerkers mogelijk ervaren, te reduceren.

De externe en ervaren adviseur heeft op het gebied van loopbaanbemiddeling de medewerker geholpen zijn wensen en plannen te formuleren voor de laatste 10 jaar van zijn loopbaan. In totaal zijn 29 loopbaangesprekken gevoerd. Van ieder gesprek is een verslag gemaakt, waarbij de knelpunten zijn uitgewerkt en samengevat in het knelpuntenrapport.

Knelpuntenrapportage
Het doel van de rapportage op basis van de individuele loopbaangesprekken, is het vergroten van de harmonie in de laatste fase van het functioneren binnen Overtoom. Noodzakelijke wijzigingen in de loopbaan worden op deze manier ingezet vanuit het eigen belang van de medewerker en niet primair vanuit ‘een mogelijk niet meer optimaal functioneren op de huidige werkplek’.

Conclusie loopbaangesprekken
Met name gezondheidsklachten, balans werk/privé en een stapje terug willen doen zijn de knelpunten die uit de gesprekken naar voren komen. 25% Van de 55+ers die werkzaam zijn in het distributiecentrum als magazijnmedewerker ervaart gezondheidsklachten. In de rest van de organisatie is dit 14%. Het stuk arbobeleid voor de oudere medewerkers zal dan ook extra aandacht moeten krijgen.

  • Er is een groep medewerkers waarbij de zorg voor een partner of kinderen een zware belasting is. De energie van de medewerker is minder door de combinatie van werk en zorg thuis.
  • Een deel van de medewerkers wil een stapje terug doen. In enkele gevallen geeft men aan dat de energie minder is; Een deel heeft weinig vrijetijdsbesteding en wil dit uitbreiden en een andere groep geeft aan andere prioriteiten te kiezen in het laatste deel van hun werkzame leven.
  • Overtoom is tijdens dit subsidietraject ingegaan op alle bovengenoemde knelpunten.

Overall conclusie
Overtoom concludeert dat haar senioren in drie groepen te verdelen zijn:

  • Een groep die zonder problemen door kan werken tot de leeftijd van 65 jaar (34,6 %).
  • Een groep die eerder wil gaan stoppen of met de VUT gaat zodra mogelijk (38,4).
  • Een groep medewerkers die fysiek of mentaal niet in staat zijn om volledig door te werken tot de VUT-leeftijd (26,9 %).

Met het knelpuntenrapport is een grote stap richting kernmanagement gezet voor gericht beleid.

Personeelsinstrumenten
Mevrouw Van der Kroef merkt, dat Overtoom veel tijd steekt in maatwerk: de individuele, oudere medewerker van 55+. Dit beleid wordt niet alleen door mevrouw van der Kroef geformuleerd, maar met behulp van de andere P&O’ers.

Overtoom heeft tijdens het subsidietraject de volgende personeelsinstrumenten ontwikkeld en voor een deel reeds bij individuele medewerkers ingezet:

  • Taakroulatie;
  • Het magazijn is anders ingericht, waardoor de fysieke belasting verminderd is. De inrichting van de werktafels/banken is aangepast, daar waar de medewerker dit nodig vond;
  • Er zijn aanpassingen doorgevoerd in het werktempo;
  • Medewerkers kunnen doorstromen naar minder belastende functies wanneer ze hier behoefte aan hebben;
  • Het kunnen kiezen voor demotie: overstappen naar een lager niveau, wanneer de medewerker hier specifiek naar vraagt;
  • Aanpassingen in de arbeidsduur is mogelijk middels de WAA; Wet Aanpassing Arbeidsduur: Zo is een medewerker die weinig vrijetijdsbesteding had en gezondheidsklachten ervoer, in plaats 38 uur 36 uur gaan werken, zodat hij de woensdagmiddag vrij is en aan zijn vrijetijdsbesteding en gezondheid kan werken;
  • Om- en bijscholing is mogelijk, alsook het volgen van een cursus pensioeninzicht;
  • Er zijn individuele levensloopregelingen doorgevoerd;
  • Het bevorderen van deeltijdbanen, onder andere door gesprekken te voeren over loopbaanontwikkeling.
  • Aangepaste werk en rusttijden zijn mogelijk. 57+ers draaien geen onregelmatige diensten of overwerk.

Evaluatie ouderenbeleid
De evaluatie heeft in de vorm van een enquête plaatsgevonden, waarbij de individuele oudere medewerker heeft kunnen aangeven wat hij van het ouderenbeleid en de personeelsinstrumenten vindt. 19 van de 30 medewerkers hebben gereageerd en bij vrijwel alle medewerkers is het beleid en hoe het is vormgegeven bevallen. Sommige medewerkers ervaren geen knelpunten en hebben geen behoefte aan ouderenbeleid.

Het jaarlijks aanbieden van een loopbaangesprek wordt op prijs gesteld. Medewerkers die er gebruik van willen maken, zullen aangeven of het in dat jaar zinvol is door middel van een schrijven van de afdeling P&O. Daarnaast kunnen zij aangeven of dat gesprek door een externe danwel met een medewerker van de afdeling P&O wordt gevoerd.

Als aandachtspunt is aangegeven dat niet alle knelpunten in de loopbaangesprekken wordt besproken.

Al met al blijkt het ingezette seniorenbeleid te voldoen aan de wensen van de doelgroep.

Verwachtingen in de nabije toekomst
Mevrouw Van der Kroef signaleert in het distributiecentrum verschil in zwaarte van de werkzaamheden in fysieke zin tussen de vloer (beneden, zware producten) en het plateau (boven, verbruiksgoederen zoals gummetjes, pennen). Zij verwacht dat Overtoom in de toekomst zal gaan onderzoeken of zij medewerkers van 55 jaar en ouder op het plateau kunnen inzetten, wanneer zij het werk beneden om fysieke redenen niet meer aan kunnen.

Stromen
Ten aanzien van in,- door en uitstroom is de vraag gerezen: hoe hier gericht handen en voeten aan te geven? De kennis van de oudere medewerkers wil Overtoom gebruiken om eerder genoemde acties zoals taakroulatie vorm te geven. Hiervoor maakt Overtoom het vergoeden van studiekosten mogelijk.

Ziekteverzuim
Na een uitdraai van Persmaster, het personeelsinformatiesysteem dat Overtoom gebruikt, zijn kengetallen van ziekteverzuim uitgedraaid van de doelgroep: 55+. Het blijkt dat het verzuim van 1 juni 2005 tot 1 juni 2006 ten aanzien van 1 juni 2005 tot 1 juni 2005 drastisch is gedaald, en wel met 8%! Dit is voor een deel te danken aan alle ontwikkelde, concrete activiteiten die Overtoom zich tot doel heeft gesteld met haar seniorenbeleid.

Tot slot
Mevrouw van der Kroef geeft aan dat in eerste instantie gekozen is voor de doelgroep van 30 medewerkers van 55+ ers. Daar zag Overtoom vooral op korte termijn de problemen. Gebleken is dat met deze kleine doelgroep het uitrollen van de diverse acties en personeelsinstrumenten het behapbaar blijft, omdat alles maatwerk is.

Jaarlijks zullen de medewerkers die in dat jaar 55 worden uitgenodigd worden voor een loopbaanbesprek.
Het voeren van loopbaangesprekken blijft dus – ook na de subsidie – standaard in het personeelsinstrumentarium.
Deze loopbaangesprekken fungeren als een spiegel: de medewerker leert te kijken naar zichzelf en naar wat hij of zij nog wil in haar loopbaan. Deze gesprekken leiden tot concrete vragen, waarmee P&O en het MT weer aan de slag kunnen.

Veel van bovengenoemde acties zijn afgerond in samenwerking met de externe partij. Ook het onderzoek van de Hogeschool van Amsterdam ‘Vergrijzing Toepassing Leeftijdsbewust Personeelsbeleid’ (januari 2006) heeft Overtoom richting gegeven.

Het samenwerken met de externe partij gaat prima. Deze externe partij is een oude bekende van Overtoom: ze doet ook de selecties van de hogere medewerkers.

Overtoom is later begonnen dan gepland, maar budgettair uitgekomen.

Mevrouw Van der Kroef kijkt terug op een zeer succesvol traject en zegt hierover:

‘Het maatwerk vergt veel tijd en inzet, maar ik ben trots op het resultaat en trots dat het traject succesvol afgerond is, waarbij Overtoom zich heeft gehouden aan de randvoorwaarden die het Agentschap stelt. Randvoorwaarden, waarbij het vooraf moeilijk is in te schatten hoeveel tijd, moeite en energie erin gaat zitten om eraan te voldoen. We zijn trots dat we een doorstart naar onze andere leeftijdsgroepen kunnen realiseren met de kennis die we nu hebben opgebouwd, onder andere op het gebied van loopbaanontwikkeling.’

Contactperoon: Mevrouw Angelique van der Kroef

Telefoonnr.: 030 – 229 66 63

E-mail: Angelique.vanderKroef@overtoom.nl


Terug naar overzicht praktijkvoorbeelden

Zoeken in deze site