De praktijk

Loopbanen en mobiliteit

Tijdelijke subsidieregeling Leeftijdsbeleid

Terug naar overzicht praktijkvoorbeelden

Hoezo Leeftijd

Bedrijfsgegevens

Organisatie:Lamb Weston/Meijer VOF
Omvang:50 - 249 werknemers
Sector:industrie
Sector specifiek:Aardappelverwerking

Contactgegevens

Contactpersoon:Raterink, H.W.
E-mail:WimRaterink@lambweston-nl.com

Projectgegevens

Projecttype:Voorlichting en bewustwording
Projectbeschrijving:

Projecttype: voorlichting en bewustwording

Aanleiding

Binnen de organisatie werd tot nu toe nog nauwelijks stilgestaan bij de gevolgen van de vergrijzing voor kwaliteit en kwantiteit van het personeelsbestand in de toekomst. De noodzaak om beleid en acties te formuleren gericht op langer werken en gezond doorwerken wordt nog onvoldoende gevoeld binnen de organisatie.

Doelstelling

De doelstelling van het project is gericht op voorlichting en bewustwording. Hiermee wordt de noodzaak voor leeftijdsbewust personeelsbeleid verhoogd; de bereidheid bij werknemers vergroot om acties te ondernemen die leiden tot langer doorwerken en of medewerking te verlenen aan de uitvoering van beleid Tevens worden eerste actiepunten geformuleerd ten behoeve van een vervolgactieplan leeftijdsbewust personeelsbeleid.

Activiteiten:

- Voorlichting en bewustwording om zo meer draagvlak voor leeftijdsbewust personeelsbeleid te creëren en de noodzaak ervan onder de aandacht te brengen;

- De individuele bereidheid van medewerkers prikkelen om activiteiten te ondernemen die leiden tot langer doorwerken;

- De individuele bereidheid van medewerkers (vooral leidinggevenden) stimuleren om te participeren bij de uitvoering van leeftijdsbewust beleid;

- Een aanzet tot een formulering van actiepunten die leiden tot een vervolgactieplan voor leeftijdsbewust personeelsbeleid op de lange termijn.

Projectimpressie

De noodzaak van leeftijdsbewust beleid

De uitkomsten van de leeftijdsspiegel vormen de aanleiding voor de start van het project “Hoezo Leeftijd?” bij Lamb Weston Meijer. Uit de leeftijdsspiegel is gebleken dat de organisatie de komende jaren te maken krijgt met een toenemende vergrijzing van het personeelsbestand. Op dit moment maakt de categorie 55-65 jarigen een klein deel uit van het totale personeelsbestand. De categorie 45-55 jarigen is groter en zal zich omvormen tot de grootste groep ouderen binnen de organisatie.

Het huidige personeelsbeleid en de bedrijfscultuur van Lamb Weston Meijer zijn gericht op uitstroom en juist níet op het langer en gezond doorwerken van (ouder wordende) werknemers. De krapte op de arbeidsmarkt die in de nabije toekomst dreigt te ontstaan, heeft echter zorgwekkende gevolgen voor de organisatie.

“Binnen de organisatie heeft men tot op heden nog nauwelijks stilgestaan bij de gevolgen van de vergrijzing voor de kwaliteit en kwantiteit van het toekomstige personeelsbestand”, weet Wim Raterink te vertellen. Hij is projectleider voor de vestiging Bergen op Zoom.

De noodzaak om beleid en acties te formuleren gericht op langer en gezond doorwerken, wordt nog onvoldoende ‘gevoeld’ binnen de organisatie. Activerend beleid en concrete acties zijn echter nodig. Voorkomen moet worden dat oudere medewerkers voortijdig uitstromen, kennis en ervaring verloren gaan en personele kosten onnodig stijgen door o.a. ziekteverzuim, WAO-instroom of stimulerende uitstroomregelingen voor 55-plussers.

Doelstelling “Hoezo Leeftijd?”

Het project heeft tot doel om door middel van voorlichting en discussie alle geledingen binnen de vestiging bewust te maken van de noodzaak van leeftijdsbewust personeelsbeleid. Tegelijk wordt gestreefd naar het formuleren van actiepunten voor noodzakelijke aanpassing, ontwikkeling of implementatie van beleidsinstrumenten door de betrokken partijen binnen de organisatie. De actiepunten vormen tezamen een vervolgactieplan voor het voeren van leeftijdsbewust personeelsbeleid op de lange termijn. Tenslotte heeft het project tot doel om de bereidheid van werknemers te vergroten om díe activiteiten uit te voeren die leiden tot langer en gezond doorwerken.

Aanpak

Lamb Weston Meijer heeft binnen het project verschillende deelactiviteiten uitgevoerd. Om het project breed in de organisatie te positioneren is een stuurgroep ingesteld. De deelnemers aan de stuurgroep ‘Leeftijdsbewust Personeelsbeleid’ zijn: manager operations, OR-vertegenwoordiging en twee HR-managers. Wim Raterink is HR-manager en trekker van het pilotproject bij de vestiging Bergen op Zoom. Tevens is er een projectgroep opgericht voor de uitvoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid. “De druk ligt op het moment bij de stuurgroep, omdat de projectuitvoering nog niet aan de orde is”, vermeldt Raterink.

In de stuurgroep zijn in eerste instantie de volgende zaken behandeld: plan van aanpak, analyse personeelscijfers, -beleid, bedrijfscultuur en beeldvorming over ouderen. In de loop van het proces heeft de stuurgroep zich bezig gehouden met de voorbereiding van de diverse bijeenkomsten en workshops. Na instelling van de stuurgroep is een startbijeenkomst georganiseerd om het project bekendheid te geven. Tijdens deze bijeenkomst is aan het hoger management van de vestiging, OR/OC en HR voorlichting gegeven over beeldvorming over ouderen. Ook is de inhoud en aanpak van leeftijdsbewust personeelsbeleid besproken. De startbijeenkomst leverde vier concrete aandachtspunten op, te weten:

1. Inspelen op behoeften van verschillende leeftijdscategorieën (maatwerk is dan noodzakelijk);

2. Richten op flexibele inzetbaarheid in relatie tot organisatie van het werk;

3. Werk maken van leeftijdsgerelateerd opleiden;

4. Investeren in brede inzetbaarheid. Hetgeen een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van werkgever en werknemer.

Workshops

Ná de startbijeenkomst zijn twee workshops georganiseerd volgens de zogenaamde ‘moderatiemethode’. Dit is een methode waarbij de inbreng in het eindresultaat van een ieder is gewaarborgd. De methode kenmerkt zich door actief aan de slag te gaan in termen van “stickeren, argumenteren, discussiëren en prioriteren”. Deze vier elementen wisselen elkaar continu af, waarbij al dan niet individueel of in subgroepen bijdragen worden geleverd aan het eindresultaat. Het eindresultaat was om per workshop te komen tot realistische aandachtspunten voor 2006 op het gebied van leeftijdsbewust beleid en passende in het projectplan “Hoezo Leeftijd?”.

In de workshop met alle leidinggevenden van de vestiging Bergen op Zoom is naar voren gekomen, dat zij de volgende zaken belangrijk vinden:

1. Uitgaan van de mogelijkheden van een medewerker;

2. Gezonde mix van leeftijden in groepen/afdelingen;

3. Kennisoverdracht en ervaring borgen;

4. Werkzaamheden/opleidingen afstemmen op leeftijd;

5. Volgen van opleidingen stimuleren;

6. Aandacht voor demotiebeleid.

In de workshop met een aantal HR-medewerkers en OR/OC-leden van alle vestigingen kwamen de volgende aandachtspunten naar voren:

1. Continue werken aan inzetbaarheid van medewerkers;

2. Duidelijke regels en afspraken;

3. Hoe kunnen we medewerkers langer aan het werk houden;

4. In beleid rekening houden met verschillende leeftijden;

5. Maximaal benutten van capaciteiten medewerkers;

6. Wegnemen vooroordelen;

7. Opleidingen op maat;

8. Behoud van kennis en vaardigheden.

De aandachtspunten zijn gebruikt als input voor de formulering van een advies aan de stuurgroep hoe leeftijdsbewust beleid in te kleden. “De workshops hebben aantoonbaar geleid tot meer bewustwording rondom leeftijdsbewust beleid/inzetbaarheidsbeleid, uitwisseling van standpunten, inzicht wat haalbaar is in 2006 en concretisering van het onderwerp in termen van het benoemen van aandachts- en actiepunten”, aldus Raterink.

In beide workshops zijn mogelijke eerste actiepunten geformuleerd. Hierbij kwam duidelijk naar voren, dat alvorens deze te benoemen het belangrijk is de mening van de medewerkers over een aantal onderwerpen te kennen. De stuurgroep heeft daarom besloten een enquête voor de medewerkers te ontwerpen en deze in september (2006) uit te zetten. “Er is ook afgesproken het project - parallel aan de enquête - via het werkoverleg nog eens nadrukkelijk onder de aandacht van de medewerkers te brengen. De uitkomsten van de enquêtes zullen vervolgens worden meegenomen bij het formuleren van de actiepunten”, vertelt Raterink.

De bedoeling is, dat de aandachts- en actiepunten begin 2007 worden uitgevoerd door de projectgroep ‘Leeftijdsbewust Personeelsbeleid’. Deelnemers aan deze projectgroep zijn o.a. een medewerker van de afdeling Productie, van de afdeling Maintenance & Repair en van andere afdelingen. Wim Raterink is projectleider van deze groep. De projectgroep bereidt de onderwerpen van de stuurgroep voor en voert tevens de actiepunten uit.

Raterink benadrukt dat snelheid en het strak volgen van een planning noodzakelijk is. “Een organisatie moet er intensief mee bezig zijn en niet wegzakken. Het project daarná weer oppakken kost veel energie en het doel vervaagt”, memoreert Raterink. De afdeling HR moet daarbij duwen en trekken via bijvoorbeeld het werkoverleg. Wim Raterink kiest er namelijk voor om de communicatie en uitvoering van het project niet volledig aan de leidinggevenden over te dragen. “Zij zijn te druk betrokken bij het productieproces, de veiligheid van medewerkers en andere ad-hoczaken. Aandacht voor lange termijnissues past dan minder goed bij hun dagelijkse bezigheden. HR is dus dé belangrijkste kartrekker en dient hen continu bij de projectuitvoering te betrekken” vertelt Raterink.

De resultaten van de enquête vormen een richtsnoer voor de invulling van het vervolgproject. “Uiteindelijk zijn de medewerkers de bepalende factor; zij bepalen voor een belangrijk deel naar welke instrumenten en knelpunten de aandacht uit moet gaan”, vertelt Raterink. De resultaten vormen de input voor het op te stellen actieplan 2007.

Terugkijkend naar de activiteiten die door Lamb Weston Meijer tijdens het subsidietraject zijn doorlopen, kan worden gesteld dat leeftijdsbewust personeelsbeleid op de agenda staat bij het management, OR/OC en HR van de vestiging. Deze partijen hebben een gezamenlijke visie ontwikkeld op de inhoud en aanpak van het project en de communicatie. De leidinggevenden, OR/HR-functionarissen en werknemers zijn zich bewust van:

- De noodzaak van langer doorwerkende werknemers;

- De vooroordelen ten aanzien van de inzetbaarheid van ouderen.

Door de enquête worden de werknemers de komende tijd bewust betrokken bij de beleidsontwikkeling en hun - gezamenlijke - stem zal daarin ook doordringen. Deze resultaten zijn echter van kritische succesfactoren afhankelijk, zoals de communicatie van het project en het positioneren van leeftijdsbewust beleid als integraal onderdeel van het personeelsbeleid. “Het is moeilijk om leeftijdsbewust beleid blijvend onder de aandacht te houden. Het is daarom van belang dat de leidinggevende het thema ‘inzetbaarheid’ regelmatig in het werkoverleg en in de jaarlijkse beoordelingsgesprekken aan de orde stelt. Hiermee krijgt hij ook steeds meer zicht op de wensen en behoeften van zijn werknemers. Dit zal de eerste stap zijn naar gedifferentieerd HR-beleid”, vervolgt Raterink.

Resultaat project

De uitkomsten van de diverse vergaderingen, workshops en vragenformulieren hebben geleid tot het benoemen van mogelijke actiepunten om het project een vervolg te geven. We noemen hier enkele van. Aantrekken jongeren door werkervaringsplaatsen te creëren; bij werving en selectie ook ouderen een serieuze kans geven; inventariseren van beschikbare competenties bij ouderen; medewerkers laten rouleren in ploegen; onderzoek doen naar andere inzetbaarheid van medewerkers; mentorschap bij ouderen; fitness; aandacht voor ontwikkeling van medewerkers.

Vervolgacties

In vervolg op het project zal echter in eerste instantie aandacht worden gegeven aan het proces van verdere bewustwording binnen afdelingen met als doel een verandering van denken tot stand te brengen. Dit proces dient gestuurd te worden vanuit het management.

Leidinggevenden zullen daarom een training ontvangen gericht op levensfasebewust leidinggeven. Nu zijn nog weinig ouderen in het bedrijf werkzaam, maar dat gaat veranderen. Echte knelpunten worden nog te weinig gesignaleerd. Leidinggevenden en medewerkers moeten met elkaar in gesprek komen over o.a. belasting, werktijden, opleiding, mobiliteit e.d.

Tips, ervaringen

Het proces van bewustwording vraagt veel tijd. Omdat binnen een productiebedrijf de “core business” voorrang heeft is een termijn van 1 jaar niet voldoende voor bewustwording. Er dient door diverse groepen, zowel medewerkers als leidinggevenden, nog meer en intensiever over dit onderwerp gesproken te worden om zaken goed helder te krijgen.

De inventarisatie middels een vragenformulier heeft niet zo goed gewerkt. De respons was laag (25%). Hierbij kan mogelijk meegespeeld hebben dat voor allochtone medewerkers de taal een probleem is bij het lezen en beantwoorden van de vragen, maar ook valt hieruit te concluderen dat het onderwerp nog niet leeft bij de medewerkers. Een directere wijze van communiceren is hierbij gewenst.

Contactpersoon: de heer W. Raterink

e-mail: WimRaterink@lambweston-nl.com