Van simulatie naar duurzame participatie
Bedrijfsgegevens
Organisatie:Stichting Woonzorgcentra IselgouwOmvang:50 - 249 werknemers
Sector:anders
Sector specifiek:Zorgsector
Contactgegevens
Contactpersoon:Meijer, H.E-mail:HarrieMeijer@iselgouw.nl
Projectgegevens
Projecttype:Voorlichting en bewustwordingProjectbeschrijving:
Woonzorgcentra Iselgouw
Woonzorgcentra Iselgouw (Iselgouw) beheert twee woonzorgcentra in Brummen en Eerbeek. Ze bieden een breed geïntegreerd aanbod van wonen, zorg en dienstverlening aan ouderen in de gemeente Brummen en omstreken. De woonzorgcentra richten zich op cliënten die beschikken over een functiegerichte indicatie, gegeven door het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). De organisatie wordt bestuurd door een Raad van toezicht, een algemeen directeur en 2 locatiemanagers.
Binnen de locaties zijn er zorgteams die verantwoordelijk zijn voor het zorgproces. Eén zorgteam bestaat uit een teamleider, een zorgcoördinator en aan aantal medewerkers (verzorgende en huishoudelijk medewerkers). “De zorgteams c.q. teamleiders zijn integraal verantwoordelijk voor de cliëntenzorg en de medewerkers”.
Redenen subsidieaanvraag
De ontwikkelingen in wet- en regelgeving, waaronder de modernisering van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, zijn van grote invloed op het zorgaanbod en de manier van werken binnen de zorgcentra. Iselgouw verandert continu om mee te kunnen groeien met deze invloeden.
Iselgouw heeft meer en meer te maken met een toenemende, vraaggerichte marktwerking (functionele indicatie/WMO, concurrentie, marktwerking, etc). Deze ontwikkelingen zijn aanleiding om zich te bezinnen op de veranderingen en om daarna te anticiperen op deze ontwikkelingen.
Naast bovenstaande externe ontwikkelingen heeft Iselgouw te maken met een “vergrijsd” personeelsbestand. 53% van de medewerkers is ouder dan 45 jaar. De veranderingen zijn ingrijpend en er wordt veel verwacht van de medewerkers. Er moet een omslag komen in gedrag en manier van denken om deze veranderingen in de zorg handen en voeten te geven.
Voor het zorgteam betekent dit een andere manier van denken en werken. Ze moeten hun werk goed organiseren en een evenwicht zoeken tussen wat gepland is, wat niet gepland is, maar bovenal evenwicht vinden in welke zorg geïndiceerd is en wat daadwerkelijk geleverd wordt. De medewerker moet goed toegerust zijn om deze manier van werken aan te kunnen. Het vereist ander gedrag, kennis en vaardigheden te weten:
· Ondernemersgeest. De medewerker moet in gaan zien dat de cliënt de bron van inkomsten is. Het gaat hier om competenties als klantvriendelijkheid, servicegerichtheid en kwaliteit
· Onderhandelen. De cliënt staat centraal, betaalt een eigen bijdrage (naar inkomen) en wil de zorg die hem toekomt. Iedere cliënt heeft eigen wensen. Vraagstelling is de afweging van cliëntbelangen en organisatiebelangen.
· De medewerker moet samen met de cliënt een passende oplossing vinden hoe de zorg gegeven wordt, waarbij de vraag van de cliënt centraal staat.
· Kennis van automatisering. De medewerker moet in de toekomst werken met een geautomatiseerd cliënt registratiesysteem.
Doel
Het doel van het project “Van simulatie naar duurzame participatie” is een aanzet te geven tot cliëntgericht en servicegericht werken. De medewerkers zijn het kapitaal van de organisatie en zonder deze aanpassing zal dit kapitaal verloren gaan. Het project kan alleen slagen als alle medewerkers van Iselgouw zich bewust zijn van de veranderingen en er in hun dagelijks werk mee aan de slag kunnen.
NB: Iselgouw heeft ervoor gekozen om dit subsidietraject onderdeel te laten uitmaken van een groter projectplan, “Projectplan Modernisering AWBZ”. Dit complete verandertraject is eerder opgestart en zal tijdens dit ‘deelproject’ vanzelfsprekend doorgaan.
Fase 1
In fase 1, gestart in februari 2005, heeft Iselgouw een projectgroep opgesteld. De projectgroep bestaat uit beide locatiemanagers, teamleiders en medewerkers van de locaties, de HRM adviseur en een externe partij (adviesbureau Ranwood). Ook studenten van de Universiteit Nijmegen en Arnhem zijn bij deze projectgroep betrokken. Zij hebben een onderzoek onder medewerkers gedaan; kernvraag daarbij was efficiënt en effectief werken in het kader van functionele AWBZ indicaties
SWOT analyse
De studenten hebben daarnaast ook een omgevingsanalyse (SWOT) uitgevoerd. Doel is om de veranderende omgeving beter in kaart te krijgen en vervolgens om bewustwording, probleembesef en draagvlak van het management en medewerkers in het primaire proces te krijgen. Omdat de bewustwording als een soort paraplu en integraal door het gehele project verweven is, is fase 1 wat dat betreft eigenlijk nooit afgelopen.
NB: De samenwerking met de studenten is zeer goed bevallen.
Fase 2
In fase 2 is het projectplan omschreven, waarin onder andere de voorlichting van de medewerkers in de vorm van workshops en nieuwsbrieven tot stand is gekomen, alsook de brainstormsessies met de projectgroep en het MT.
Brainstormsessie
De brainstormsessies met de projectgroep en het MT hebben plaatsgevonden om behoeftes, knelpunten en aandachtspunten van medewerkers in verschillende leeftijdscategorieën in relatie tot veranderingen binnen de organisatie in kaart te brengen. Vervolgens zijn hieraan actiepunten verbonden.
Simulaties
In plaats van de in het plan-van-aanpak beschreven simulaties volgens een ‘proeftuinmodel’ is gekozen om workshops te laten plaatsvinden met de verschillende teams. Door de daadwerkelijke invoering van functiegericht indiceren in de AWBZ is ervoor gekozen om het zogenaamde proeftuinsimulatie om te zetten in een uitvoerend project op de extramurale afdelingen van de beide woonzorgcentra. Ook het gevoel dat Iselgouw een simulatie uitvoert in plaats van een plan werkelijk uitvoeren, gaf een gevoel van ‘doen alsof’, terwijl het toch echt allemaal plaats zal vinden.
Workshops
Een volgende stap waren de daadwerkelijke workshops, in eerste instantie aan de teams extramurale zorg, later aan de andere teams. Die hebben veel succes gehad. De workshops zijn gericht op alle medewerkers en onder andere op het vormen van draagvlak, bewustwording en zelfsturing in het kader van de pilot “modernisering AWBZ”. In deze workshops zijn de volgende onderwerpen aan bod gekomen:
· Visie, missie, structuur en cultuur Iselgouw
· De veranderingen inzake de nieuwe AWBZ en wat dit betekent voor de teams en de individuele medewerker
· Hoe richt je hierop je werkprocessen in
· Hoe is de samenstelling van de teams?
Prismant
In deze workshops is onder andere gebuik gemaakt uitkomsten van het theoretische kader/onderzoek van Prismant en LOC, wat zeer verhelderend werkt ten aanzien van onder ander het leeftijdskader. Het onderzoek van Prismant heet “Werk in beeld”. Het onderzoek van het LOC heet “Client en kwaliteit”.
Successen
Betrokkenheid
De participatie van de medewerkers is zeer succesvol. Medewerkers zijn gemotiveerd en stellen de interesse, betrokkenheid van het MT en projectteam én aanpak op prijs.
Aanpak
Het planmatig en gestructureerd werken met name binnen het projectteam is zeer positief ervaren. Elk lid kreeg een taak met deadline en die werkte hij/zij uit. De taakverdeling was zodanig, dat deze zoveel mogelijk aansloot bij wat de projectmedewerker in de dagelijkse werkzaamheden doet.
Kleine schaal
Om te kiezen voor workshops en een pilot op kleine schaal in plaats van simuleren in de vorm van een proeftuin is heel positief gebleken. Start klein, start bij één afdeling. Wat in de beginfase bij de teams extramurale zorg in de workshops aan de orde is gekomen, blijkt de basisaanpak voor alle andere teams.
Leeftijdsbewust als ontwikkeltraject
Iselgouw ervaart dat het oppakken van leeftijdsbewust beleid geen afgebakend project is, maar een ontwikkelingstraject. Na elke actie, na elke workshop is weer meer geleerd wat in de toekomst opnieuw toepasbaar is of enkel aangepast dient te worden.
Leeftijdsbewust beleid: een brede doelgroep
De realisatie, de bewustwording binnen MT, projectteam en de medewerkers dat leeftijdsbewust personeelbeleid breder is dan alleen maar de eerder vastgestelde doelgroep: oudere werknemers. Daar waar Iselgouw zich eerst richtte op de 45 jarigen en ouderen, blijkt nu ook dat jongere medewerkers in elke leeftijdsfase verschillende behoeften hebben. Hier wordt voor zover als mogelijk is rekening mee gehouden, ook bij de samenstelling van de teams. Op dit moment zijn een aantal teams onevenwichtig in leeftijdsopbouw. Teams worden in de toekomst zodanig ingericht dat met jong en oud rekening wordt gehouden, alsook met de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting. Dit baseert Iselgouw op diverse motivatie en leeftijdstheorieën.
Evalueren
Iselgouw zit op dit moment in het uitvoerende deel van de deelprojecten. De nadruk komt na dit uitvoerende deel te liggen op de effecten op de korte en langere termijn van alle deelprojecten. In de interne eindevaluatie in december 2006 worden de resultaten geëvalueerd. Rond maart 2007 wordt aan het deelproject “van simulatie naar duurzame participatie” een vervolgaanpak gekoppeld.
Overige plannen middels Projectplan modernisering AWBZ
Instroom nieuwe medewerkers
Acties ten aanzien van instroom zijn onder andere gericht op verjonging. In vacatures wordt rekening gehouden met de behoefte en samenstelling van het (extramurale) team. Tevens wordt gezocht naar Beroepsbegeleidende Leerwegstudenten en Beroepsopleidende studenten. Deze studenten zijn de toekomst van Iselgouw. (NB: BBL’ers treden in dienst en BOL’ers zijn stagiaires.) Om de instroom te bevorderen, hangt Iselgouw op scholen vacatures. Iselgouw is momenteel aan het bekijken of ze voor een afdeling een leerwerkbedrijf kan worden, in samenwerking met een ROC.
Doorstroom
Acties ten aanzien van doorstroom zijn onder andere cursussen voor leidinggevenden op het gebied van (situationeel coachend) leidinggeven en timemanagement. Tevens wordt onderzocht hoe interne mobiliteit doorgevoerd kan worden.
Op afdelingsniveau in relatie tot leeftijd wordt er gekeken naar arbeidstijdverkorting, onregelmatigheidstoeslagen en andere stimuleringsmaatregelen om de doorstroom te bevorderen.
Personeelsbeleid
Het personeelsbeleid is gericht op bewustwording, eigen verantwoordelijkheid en hef feit dat mobiliteit voor de individuele medewerker best heel prettig kan zijn. Het gaat om levenslange inzetbaarheid, ontwikkeling en groei. Medewerker hebben de neiging om vast te houden aan een (schijn)veiligheid.
Om bewustwording te bevorderen is gekozen voor de Fish aanpak. Fish is een Amerikaans bedrijf die tot grote verbeelding spreekt van veel bedrijven en mensen. Een video is uitgebracht over hoe Amerikaanse medewerkers bij het bedrijf Fish, een visafslag, ondanks het enorme zware, vieze en harde werk zoveel plezier samen hebben. Als team, als bedrijf, als één. Deze passie, plezier en inspiratie op het werk probeert Iselgouw ook te bereiken. Hiervoor is eigen verantwoordelijkheid en zelfsturing, maar ook passie, inspiratie en plezier in je werk, belangrijk. Iselgouw heeft een workshop voor sleutelfiguren in de organisatie (MT, teamleiders, zorgcoördinatoren, maatschappelijk werker, kwaliteitsfunctionaris etc) georganiseerd, die een plan aan het bedenken zijn hoe deze criteria doorgevoerd kunnen worden in de organisatie. Met andere woorden: hoe ervoor te zorgen dat de veranderingen wortelen in de cultuur van de organisatie.
Tot slot
Iselgouw heeft recent een positief advies gekregen voor het behalen van het bronzen keurmerk HKZ. Dit past prima in de modernisering AWBZ, Het leeftijdsbewuste beleid en de cultuuromslag van aanbodgericht naar vraaggericht werken. Alle losse puzzelstukjes vallen meer en meer in elkaar.
Iselgouw heeft veel directe en indirecte kosten gemaakt voor het deelproject leeftijdsbewust beleid. Het projectmanagement, de uren van de medewerkers is in harde cijfers wel gehaald. Maar ook de onderzoekskosten van het extern bureau, de workshops etc.
Moeten is willen
Een klein gedicht wat aangeeft dat als wij als mens denken in “moeten” en dat dit veel meer energie kost dan te denken in “willen”.
Dag van Morgen
Wanneer je morgen ervoor kunt zorgen
Dat je doet wat je wilt,
En dus niet wat je moet
Dan is de dag van morgen zoet.
Er is iets met willen en moeten:
Elk moeten dat een willen wordt, is winst!
Terug naar overzicht praktijkvoorbeelden