Marianne Smits van AVK (Adviesgroep voor Kantoor- en Bedrijfsinnovatie) werd gevraagd om het project NH voor alle leeftijden als extern adviseur te begeleiden en te adviseren in de mogelijkheden van levensfasebewust beleid voor New Horizons (NH). Er is gekozen om eerst het management van New Horizons te informeren omtrent het thema leeftijdsbewust beleid. Vanaf de start is overigens gekozen voor de term levensfase gericht beleid omdat het niet persé om de leeftijd gaat, maar om de vragen die iemand (in een bepaalde levensfase) heeft.

Door alle MT-leden is een door AVK ontwikkelde quickscan ingevuld. De resultaten hiervan gaven aan dat voor sommige leden van het management dit een nieuw onderwerp was maar allen waren snel overtuigd van de noodzaak om hiermee aan de slag te gaan.

Zelfscan

Er werd besloten om als eerste stap de mensen in dienst in een niet-sales functie een zelfscan te laten invullen. Daarna werden ook de medewerkers in een salesfunctie gevraagd om de zelfscan in te vullen. Deze vragenlijst werd op maat ontwikkeld voor New Horizons en per e-mail toegestuurd. Hoewel e-mail makkelijk tot een persoon is te herleiden, is afgesproken dat de resultaten anoniem zouden worden verwerkt. Dat betekende dat alle vragenlijsten die retour zijn gekomen zijn opgenomen in een rapportage voor het management waarin niet te herleiden is wie wat heeft gezegd. Het algemene beeld is verassend voor het management. Waarom verassend? De uitkomsten van de zelfscan waren van tevoren niet voorzien omdat er voorheen minder aandacht werd besteed aan mobiliteit en persoonlijke ontwikkeling in gesprekken tussen leidinggevende en medewerker. Als er niet expliciet in ‘t gesprek wordt gevraagd naar wat iemand wil bereiken blijft het onduidelijk wat iemands wensen zijn.

De resultaten van de zelfscan zijn aan het management en de leidinggevenden voorgelegd. Het MT wilde de constateringen omzetten in acties. Die actieve benadering ‘van denken naar dóen’ was erg prettig voor de medewerkers. Zo bleek er bijvoorbeeld behoefte aan meer balans tussen privé en werk door meer flexibiliteit. Managers van NH reageerden hierop door laptops beschikbaar te stellen zodat mensen ook vanuit huis konden werken. Dat biedt mensen de mogelijkheid om zelf hun tijd in te delen en dat heeft positieve effecten op de tevredenheid en de betrokkenheid. Een andere uitkomst van de zelfscan was dat een groep functiehouders hun werkruimte liever anders wilden indelen. Hoewel dit minder open oogt in de werkruimte, stemde het management hiermee in en bood de groep die call center werkzaamheden verricht, fysieke afscherming van het overig personeel.

Door de ontvangen subsidie werd het mogelijk om uren te wijden aan levensfase beleid.

Dhr. Reijmer en mevrouw Smits ‘het is zonder subsidie lastig om levensfase beleid prioriteit te geven in de waan van alledag in een (profit) organisatie. De pijn is vaak (nog) niet voelbaar en daardoor komt leeftijdsbewust beleid niet op de agenda. Subsidie plus de aandacht van de projectleider krijgen het wél op de agenda.’

Tips van de projectgroep:

§          Geef mensen een kans! Biedt hen daarnaast targets en doelen en een kader waarbinnen zij opereren en dan is er heel veel mogelijk. Tezamen met een openheid van financiële prestaties van je organisatie betrek je mensen heel direct bij het bedrijfsproces. Je kunt mensen aanspreken op hun performance als daar afspraken over zijn gemaakt.

§          Laat levensfasebeleid niet alleen een management aangelegenheid zijn. Daarmee doelend op veel onderzoek of gepraat tussen managers (en adviseurs.) Betrek het personeel erbij en ga snel over op actie.

§         Een project blijkt lastig van tevoren in te plannen; het loopt vaak anders dan je had verwacht. De rol van de projectleider is mede om de focus te bewaren.

Vervolg 

Smits: ‘Wat blijvend is van dit project is dat alle functionerings- en beoordelingsgesprekken nu zijn aangevuld met vragen over levensfase beleid. Denk daarbij aan vragen als; hoe denk je deze functie te blijven uitvoeren?’

Een vervolg daarop kan zijn; Wat heb je daarvoor nodig? (Begeleiding leidinggevende, functiewisseling, scholing, andere balans werk - privé.)

Wie is New Horizons?

New Horizons verzorgt ruim 20 jaar diverse computertrainingen. Met 270 centers verspreid over 51 landen en met meer dan 2000 trainers is New Horizons de wereldleider op het gebied van computeropleidingen. Afgelopen jaar zijn er 3,1 miljoen cursisten opgeleid. Ook in Nederland is New Horizons sterk aan het groeien