PDCA - Do

Terug naar het overzicht PDCA model

In de plan-fase heeft u uw eigen situatie in kaart gebracht, evenals uw belangrijkste wensen: de speerpunten voor beleid. In de do-fase gaat u echt aan de slag met leeftijdsbewust beleid. Belangrijke activiteiten in deze fase zijn:

1. Bedenk mogelijke oplossingen
2. Zoek indien noodzakelijk aanvullende informatie 
3. Bepaal prioriteiten 
4. Stel een actieplan op
5. Start met de uitvoering van uw plan

Meer informatie over deze stappen? Klik dan hier.

Voorbeelden

• Onderwijsorganisatie Het Timpaan heeft voor haar project leeftijdsbewust beleid een theatergezelschap een interactief theaterspel laten ontwikkelen rondom het thema ‘Hoe kun je gezond oud worden?’ Dit theaterspel had als doel meer bewustwording te creëren onder het personeel over de makken van het ouder worden in de werksituatie. Medewerkers werden vanaf de bühne uitgedaagd na en mee te denken over het aspect ouder worden in een werksituatie. Dit leverde veel ideeen op om het werk beter te laten aansluiten op de wensen van medewerkers. Medewerkers werden er bovendien bewust van dat zij zelf de touwtjes in handen moeten nemen als het gaat om gezond en gemotiveerd blijven werken.
• BTB wilde een meer open sfeer in de organisatie waarin meer en makkelijker gesproken wordt over wensen van de werknemers ten opzichte van de werkzaamheden en o.a. de work-life balance. Zij heeft dat onder andere bereikt door het betrekken van de partners van de werknemers bij een voorlichtingsdag. Door ‘de vrouwen van’ uit te nodigen is vanuit de organisatie het signaal gegeven dat zij zich bewust zijn van het feit dat het privéleven steeds meer een rol speelt naast het werk. Door de partners van de medewerkers te betrekken bij mogelijke veranderingen – in dit geval langer doorwerken – kan de organisatie de maatregelen beter op de wensen van het hele gezin afstemmen.
• Aannemersbedrijf Hurkmans zag haar personeelsbestand vergrijzen en wilde meer instroom van jongeren organiseren. Het bedrijf is daartoe een samenwerkingsverbanden aangegaan met de plaatselijke ROC’s. Samen met de ROC’s hebben zij opleidingen ontwikkeld die direct aansloten bij de werkzaamheden vanj de organisatie. Daarnaast hebben zij jongeren die bij het ROC dreigden uit te vallen de mogelijkheid geboden een interne opleiding ‘on the job’ te volgen. De jongeren ontvingen coaching, praktijkbesprekingen en intervisie van een oudere, ervaren mentor. Op deze manier worden de competenties van jong en oud optimaal benut.

Instrumenten

• Met de Checklist seniorenregelingen kunt u zien of het beleid dat uw wilt voeren voldoet aan de eisen van de commissie gelijke behandeling op het gebied van leeftijd en werk.
• Zorginstelling Parnassia besteed in haar beleidsplan onder andere aandacht aan de volgende onderwerpen: communicatieplan, loopbaanpaden, opleidingsplannen, flexibiliteit, binden en boeien.
• In het beleidsplan van adviesbureau PSW wordt onder andere gesproken over het beleid rond aanname van nieuwe medewerkers, inzetbaarheid en beter gebruik maken van competentie.
• Cosco Containers werkt in haar beleidsplan de volgende uitgangspunten voor invoering van duurzame inzetbaarheid uit:
  • Hoe behouden wij grijze experts (55-70 jaar)
  • Hoe gaan zij (met plezier) hun kennis overdragen op jongeren
  • Hoe bieden we voldoende ruimte aan ambitieuze jongeren (20-40 jaar)
  • Hoe motiveren we de ervaren medewerkers méér (40-55 jaar)

Meer voorbeelden van beleidsplannen vindt u hier, voor meer voorbeelden van overige instrumenten die in deze fase bruikbaar zijn klikt u hier.

In deze fase zijn de volgende activiteiten van belang:

1. Bedenk mogelijke oplossingen
2. Zoek indien noodzakelijk aanvullende info
3. Bepaal prioriteiten
4. Stel een actieplan op
5. Sart met de uitvoering van uw plan 

1. Bedenk mogelijke oplossingen
U weet wat u wilt bereiken en hoe uw situatie nu is. Nu moet u bedenken wat er nodig is om de gewenste situatie te bereiken. Het is slim om bij deze stap gebruik te maken van de kennis, ervaring en ideeën van alle belanghebbenden (‘stakeholders’): niet alleen medewerkers of leden van de directie, maar ook afnemers of toeleveranciers hebben vaak goede ideeën. Of praat eens met de brancheorganisatie, mogelijk hebben zij het thema leeftijdsbewust beleid ook op de agenda staan. Onderzoek welke bedrijven in de buurt of binnen de branche nog meer met dit thema bezig zijn. Ga bij ze langs of vraag of ze bij jullie een presentatie kunnen geven over aanpak en leerpunten. Door alle belanghebbenden te betrekken bij het zoeken naar oplossingen voorkomt u niet alleen dat u zaken over het hoofd ziet, maar werkt u ook al aan draagvlak voor de verandering die er aan gaat komen.

terug naar boven

2. Zoek indien noodzakelijk aanvullende informatie
Als u het overzicht heeft van mogelijke oplossingen blijkt vaak dat u voor een goede keus aanvullende informatie nodig heeft. U weet bijvoorbeeld al dat uw oudere medewerkers meer uitdaging willen in hun werk. Maar wat willen ze precies, en wat kunnen ze? En ze willen wel langer doorwerken, maar onder welke voorwaarden? Dat vraagt om een extra gespreksronde, aanvullend onderzoek. Aanvullende informatie kunt u ook vinden bij andere organisaties: hoe hebben zij een vergelijkbare situatie aangepakt? Dergelijke informatie kunt u bijvoorbeeld vinden op deze site, waar u veel voorbeelden vindt van hoe organisaties leeftijdsbewust personeelsbeleid hebben vormgegeven. Voor meer specifieke vragen kunt u verder zoeken op internet, of advies vragen bij belangenorganisaties als de AWVN of adviesbureaus zoals TNO of de Human Capital Group.

terug naar boven

3. Bepaal prioriteiten
U weet nu wat uw mogelijkheden zijn. Meestal is de lijst: met mogelijkheden in dit stadium vrij lang. Het is te veel om allemaal ineens te doen. U moet dus prioriteiten stellen: waar gaan we meteen mee aan de slag, wat kan wachten? Bij het vaststellen van prioriteiten is het aan te bevelen om per actie in kaart te brengen:

• Welke investering vraagt het, in termen van tijd (inzet van mensen), geld, doorlooptijd etc.
• Welk resultaat verwachten we ervan, op welke termijn?

Daarna kunt u prioriteiten stellen, waarbij het goed is om een aantal zaken in uw overweging mee te nemen: 

• Veel activiteiten zullen pas op de langere termijn effect hebben. Voor de motivatie is het goed om ook activiteiten op te nemen die snel (en zichtbaar) resultaat bieden;
• Activiteiten die weinig inspanning en geld vragen, terwijl ze wel een groot effect hebben, zijn aantrekkelijke om in ieder geval op te nemen in het plan;
• Zorg dat in ieder geval actie wordt ondernomen op de punten waar de pijn en de problemen het grootst zijn.

terug naar boven

4. Stel een actieplan op
Wanneer u alle informatie op een rij heeft, formuleert u de visie en doelstellingen van uw leeftijdsbewust beleid. Een voorbeeld van een visie is: ‘deze organisatie prikkelt haar medewerkers om gezond naar hun pensioen te gaan’. De bijbehorende doelstellingen kunnen een ambitie uitspreken: ‘medewerkers werken dit jaar aan de uitvoering van hun persoonlijk ontwikkelplan’.
Vervolgens specificeert u uw doelstellingen volgens de zogenoemde SMART-methodiek:

• Specifiek: geef aan wat er precies gedaan moet worden
• Meetbaar: formuleer de doelen zo dat ze meetbaar zijn, bijv. het verzuim is teruggebracht met 2 procent
• Acceptabel: de doelstelling moet voor alle partijen acceptabel zijn
• Realistisch: de doelstelling moet te halen zijn in de daarvoor bestemde tijd, en met het beschikbare budget
• Tijdsplan: er moet een heldere overzicht zijn van wat wanneer door wie moet gebeuren.

terug naar boven

5. Start met de uitvoering van uw plan
U heeft uw plan gemaakt, iedereen weet wat het doel is en wat er wanneer door wie gedaan moet worden. U kunt aan de slag! Het is tijd voor Actie!

Leerpunten uit eerdere projecten

• Maak gebruik van bestaand beleid. Leeftijdsbewust beleid betekent niet het opzetten van een geheel nieuw beleid. Sterker nog, in de meeste organisaties voldoet het bestaande beleid op de meeste punten uitstekend. Aanpassingen zijn alleen op bepaalde punten nodig. En veelal gaat het dan niet eens om een echte vernieuwing, maar om een betere uitvoering. Uit onderzoek blijkt dat lang niet alle medewerkers op de hoogte zijn van reeds bestaande maatregelen uit het personeelsbeleid. Zoals de mogelijkheid om in deeltijd te werken. Terwijl degenen die van de regeling gebruik maken, er tevreden over zijn. Nieuw beleid is dan niet nodig, actiever uitdragen (bijvoorbeeld tijdens functionerings- of beoordelingsgesprekken) wel.
• Begin klein en overzichtelijk. Als u ingrijpende veranderingen wilt aanbrengen, doe dat dan niet meteen groots, op alle afdelingen ineens. Beter is het eerst een pilot te starten op één afdeling. Dit biedt meer mogelijkheden tot bijstellen: niet de hele organisatie krijgt te maken met de kindrerziektes die nu eenmaal horen bij een verandertrajecten. Zie bijvoorbeeld Doorbraakmethode voor leeftijdsbewustbeleid werpt vruchten af.
• Bestrijd vooroordelen. Er bestaan veel vooroordelen over oudere werknemers: ze zouden vaker ziek zijn, te duur en inflexibel. Uit onderzoek blijkt dat dit niet zo is, maar de beelden hebben wel een groot effect. Immers, wie denkt dat ouderen ongemotiveerd zijn biedt hen geen scholingstraject aan. U zult dus deze negatieve beelden moeten bestrijden om uw leeftijdsbewuste beleid tot een succes te maken. Zie voor meer informatie De mythe doorbroken: gezondheid en inzetbaarheid van oudere werknemers.
• Wees flexibel. Onthoud dat de praktijk weerbarstiger is dan datgene wat vooraf op papier is gezet. Durf af te wijken van de planning om in te kunnen spelen op specifieke en actuele vragen.
• Maak een realistisch plan. Een project kost meestal meer tijd dan verwacht. Zo vergeet men vaak de voorbereiding, afwerking en evaluatie van discussies en vergaderingen mee te nemen in de begroting. Ook vaak meer betrokkenen dan men aanvankelijk verwacht.
• Creativiteit loont. Oplossingen die ‘out of the box’ zijn krijgen vaak veel draagvlak. Organisaties die op ludieke wijze het begrip leeftijdsbewust beleid bij de medewerkers op de kaart hebben gezet, hebben daar zichtbaar profijt van gehad. (zie bijvoorbeeld Het Timpaan)

Klik hier voor meer leerpunten.

terug naar boven